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Escritório sem papel?

Parece coisa de maluco, mas um dos bem conscientes. 

O conceito paperless vem ganhando cada vez mais força e, com a crise instaurada pela COVID 19, muitas acelerações tecnológicas ocorreram nos últimos tempos para facilitar essa transformação.

O nome dado é pouco preciso. Um escritório sem papel não significa, necessariamente, que todo suporte para documentar e instrumentalizar as obrigações – definição legal pra caramba de papel que eu encontrei no “Fundamentos dos Negócios e CONTRATOS DIGITAIS – Patricia Peck Pinheiro, Sandra Tomazini Weber, Antonio Alves de Oliveira Neto – seja em papel. 

Por muito tempo o papel foi utilizado como transporte para os negócios jurídicos, ora que apresenta certas seguranças. A assinatura autografaria serve como um curioso, mas seguro, método de autenticação. Podemos atestar que assinatura é de alguém analisando o ritmo, a pressão e a caligrafia da escrita – os antigos já usavam a Biometria. Em um segundo momento, a autenticação provida de fé pública – olá cartórios -, passou a dar novos contornos de segurança aos negócios jurídicos.

Hoje essa segurança é EXTREMAMENTE, questionável.

Doutores, por gentileza, o que é mais seguro:

1) Um pedaço de papel colado com um selo e uma assinatura com registro em um livro ou;

2) Uma mensagem criptografada enviada instantaneamente do Brasil para Paris, contendo login, senha e identificação biométrica?

Se você responder 2, você acertou de longe.

Não farei a discussão sobre as inúmeras possibilidades dos papeis serem destruídos, se perderem, molharem, pegarem fogo, serem alterados, extraviados, mordidos, irem parar no lixo em uma sexta à tarde quando outra pessoa estava limpando a sua mesa – OPS…

No livro já supramencionado, eu achei outra coisa legal pra caramba. 

O que a NIST (Nacional Institute of Standards and Technology), agência oficial do Departamento de Comércio Americano, em seu boletim publicado em setembro de 2005 e o guia de autenticação em ambiente de Internet Banking, elaborado pelo órgão governamental americano Federal Financial Institutions Examination, entendem como sendo “transações” seguras – negócios jurídicos, inclusive entre Bancos e Clientes pelo app.:

1) SENHA (“password PIN”)

2) Identificação – token (ID badge, smart card”)

3) Biometria (“fingerprints, face”) 

Como discutido lá em cima, o papel – lembra? Aquela coisa branca, que até pouco tempo atrás o cartório não deixava nem que fosse utilizado papel reciclado nos documentos a serem assinados? – não apresenta todas essas autenticações.

Em plena pandemia, como firmar contratos de compra e venda de imóveis, que demandam uma autenticação e forma específica, segundo a lei? 

Uma startup e os novos Cartórios Digitais te respondem aqui.

Eu vou resumir:

Em plena pandemia uma startup celebrou um contrato de compra e venda de um imóvel no Rio de Janeiro com os vendedores estando em Paris. E como eles assinaram no cartório, com firma reconhecida? 

Um passo para trás.

Os cartórios têm rumado para digitalização já a alguns anos. Deixa eu ser mais específico, alguns cartórios já vem desenvolvendo sistemas há, pelo menos, dois anos. O que, nessa época de pandemia, permitiu aos mais adiantados darem fé pública a este tipo de negócio jurídico. E a operação passa pelos três tipos de autenticação descritos lá em cima: as pessoas assinam digitalmente e, através de uma videoconferência – olha a autenticação biométrica ai -, onde somente as partes e o cartorário tem o login e a senha, a venda se concretiza.

Isso chega a me deixar emocionado, mas calma, a regulamentação diz que é OPCIONAL aos cartórios adotarem esse sistema. A questão é que eles querem muito celebrar todos os negócios jurídicos possíveis e vão correr para se tornarem digitais, é só você procurar no Google.

Senhores, se até mesmo estruturas arcaicas, com previsão legal de modo específico, como os cartórios ao celebrar um contrato de compra e venda de um bem imóvel, estão rumando para o PAPERLESS, por que os senhores querem continuar com um gasto fixo mensal alto no seu escritório – papel de qualidade custa caro – que culmina, como se já não fosse suficiente, em grandes áreas desmatadas e em cultivo em larga escala de eucaliptos? 

Como eu comecei dizendo, o paperless não é uma doutrina radical. Você não tem que abolir o papel 100% e nem fazer o estagiário que imprime a monografia de 80 páginas em 3 vias chorar pelo gasto excessivo de papel – embora devesse tomar as duas atitudes descritas.

Tome atitudes. Circulação interna que PRECISA de papel? Use papel reciclado – na realidade use e-mail e o Trello, pelo amor de Deus.  Algum órgão chato pra cacete EXIGE que seja entregue em papel A4 de gramatura xpto? Tenha uma única resma desses papeis. Não 4, com 20 resmas, por mês.

Deixa eu dar uma dica aqui, vocês já viram o Kindle?

Calma, você não precisa comprar o aparelhinho da Amazon. Tem app que você pode instalar no seu smarthphone ou tablete.

Então, continuando, o Kindle tem uma ferramenta que, além de você poder ler no escuro e carregar no seu celular sua biblioteca INTEIRA, ao marcar um trecho do texto você pode compartilhar ele com você mesmo por e-mail, ao invés de copiar a página inteira palavra por palavra no Word.

Ser paperless não é uma questão de ser COOL. É para aumentar o user expirence do seu cliente, reduzir seus gastos e, de quebra, ajudar a salvar o planeta. Acho que já tá bom por hoje.

Bruno Henrique Santiago | CEO COETUS

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